Datenschutzerklärung

Betreiberangaben aktualisiert: 29. September 2026

1. Verantwortlicher

Datenschutzanfragen können an die vorstehende E-Mail-Adresse gerichtet werden. Telefon: 01520 4935053.

2. Aufruf der öffentlichen Website und Hosting

Beim Aufruf der Website werden technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Abrufs, aufgerufene Adresse, HTTP-Status, übertragene Datenmenge, Referrer sowie Browser- und Betriebssystemangaben gehören.

Die Verarbeitung dient der sicheren und stabilen Auslieferung der Website, der Fehleranalyse und der Abwehr missbräuchlicher Zugriffe. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und zuverlässigen Betrieb unseres digitalen Angebots.

Die Website wird über Vercel bereitgestellt. Vercel verarbeitet die hierfür erforderlichen Daten als technischer Dienstleister. Technische Protokolldaten werden entsprechend den eingesetzten Funktionen und Aufbewahrungseinstellungen verarbeitet. Sie werden gelöscht, sobald sie für Betrieb, Fehleranalyse und Sicherheit nicht mehr erforderlich sind, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

3. Kontakt per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Absenderadresse, den Inhalt Ihrer Nachricht, technische Nachrichtenmetadaten und die Angaben, die Sie uns freiwillig übermitteln. Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihres Anliegens und zur Anschlusskommunikation.

Soweit Ihre Nachricht auf die Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags gerichtet ist, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage. Im Übrigen beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der sachgerechten Bearbeitung geschäftlicher Anfragen. Für den E-Mail-Betrieb setzen wir Microsoft 365 beziehungsweise Exchange Online als technischen Dienstleister ein.

4. Geschützter GeoBase-Reviewbereich

Der Reviewbereich ist nicht öffentlich. Er ist ausschließlich für ausdrücklich freigeschaltete Personen bestimmt. Eine freie Selbstregistrierung ist nicht vorgesehen.

Anmeldung

Für die personengebundene Anmeldung verwenden wir Supabase Auth mit einem zeitlich begrenzten Magic Link. Je nach freigeschaltetem internen Bereich ist auch eine passwortgestützte Anmeldung vorgesehen. Dabei werden insbesondere E-Mail-Adresse, technische Benutzer-ID, Anmeldezeitpunkte, Authentifizierungsstatus und sicherheitsrelevante Protokolldaten verarbeitet. Der im Magic Link enthaltene Zugriffstoken wird an unseren Server übergeben und nach erfolgreicher Prüfung aus der Browseradresse entfernt.

Erforderliches Sitzungscookie

Nach erfolgreicher Anmeldung setzen wir das ausschließlich technisch erforderliche Cookie geobase_expert_review_hub. Es ist als HttpOnly, Secure und SameSite=Strict geschützt und hat je nach Anmeldeverfahren eine maximale Laufzeit von einer Stunde beziehungsweise sieben Tagen. Das Cookie ermöglicht die sichere Zuordnung der laufenden Review-Sitzung. Rechtsgrundlage für den Zugriff auf das Endgerät ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; die anschließende Verarbeitung beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Review- und Evidenzdaten

Im Reviewbereich verarbeiten wir die Identität der prüfenden Person, Modell- und Kategoriebezüge, sichtbare Dokument- und Evidenzreferenzen, Slot-Entscheidungen, Kommentare, Zeitstempel sowie technische Vertrags- und Hashbindungen. Dies dient der nachvollziehbaren Qualitätsprüfung von Gerätedaten, der Vermeidung widersprüchlicher Entscheidungen und dem Nachweis der zugrunde liegenden Evidenz.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der fachlich und technisch überprüfbaren Qualität unserer Daten sowie in einer revisionsfähigen Dokumentation menschlicher Entscheidungen. Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung statt.

5. Supabase als Daten- und Authentifizierungsplattform

Für Authentifizierung, Datenhaltung und serverseitige Datenzugriffe setzen wir Supabase ein. Die produktiven Schreibzugriffe erfolgen serverseitig; geheime Supabase-Schlüssel werden nicht an den Browser ausgeliefert.

Je nach Funktion verarbeitet Supabase Konto-, Authentifizierungs-, Sitzungs-, Review-, Evidenz- und technische Protokolldaten. Die Aufbewahrung technischer Plattformprotokolle richtet sich nach dem gebuchten Tarif, den Projekteinstellungen und gesetzlichen Erfordernissen.

6. Empfänger und Übermittlungen in Drittländer

Personenbezogene Daten erhalten nur diejenigen Personen und Dienstleister, die sie für die genannten Zwecke benötigen. Dazu gehören insbesondere Vercel für Hosting und Auslieferung, Supabase für Datenbank und Authentifizierung sowie Microsoft 365 für E-Mail-Kommunikation. Daneben können Daten an Behörden oder andere Stellen übermittelt werden, wenn wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind.

Vercel, Supabase und Microsoft können verbundene Unternehmen oder Unterauftragsverarbeiter außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums einsetzen. Soweit kein Angemessenheitsbeschluss greift, werden solche Übermittlungen nach den Angaben der Anbieter insbesondere auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission und ergänzende Schutzmaßnahmen gestützt.

7. Speicherdauer

• Das Review-Sitzungscookie läuft je nach Anmeldeverfahren spätestens nach einer Stunde beziehungsweise sieben Tagen ab; beim Abmelden wird es entfernt.
• Technische Hosting-Protokolle werden nach Maßgabe der eingesetzten Funktionen und Einstellungen nur so lange aufbewahrt, wie dies für Betrieb, Fehleranalyse, Sicherheit oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist.
• Freigeschaltete Review-Identitäten werden bis zum Entzug der Berechtigung und anschließend nur so lange gespeichert, wie dies für Sicherheit, Nachweis oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist.
• Review- und Evidenzdaten werden für die Nutzungsdauer des geprüften Datenbestands und darüber hinaus nur so lange gespeichert, wie Qualitätsnachweis, Revisionsfähigkeit oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dies erfordern. Danach werden sie gelöscht oder anonymisiert, soweit keine Pflicht zur weiteren Speicherung besteht.
• E-Mail-Korrespondenz wird bis zur abschließenden Bearbeitung und anschließend nach den einschlägigen handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen oder bis zum Ablauf relevanter Verjährungsfristen gespeichert.
• Sicherungen werden nach den technischen Löschzyklen der eingesetzten Anbieter überschrieben, sofern sie nicht aus gesetzlichen oder sicherheitsbezogenen Gründen länger benötigt werden.

8. Keine Analyse- oder Marketingdienste

Wir setzen derzeit keine Reichweitenmessung, Marketing-Tracker, Werbepixel oder optionalen Cookies ein. Vor einer späteren Einführung solcher Funktionen würden die technischen und rechtlichen Voraussetzungen neu geprüft und diese Erklärung entsprechend aktualisiert.

9. Ihre Rechte

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie insbesondere das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an kundenservice@paulromi.com. Wir können einen geeigneten Nachweis Ihrer Identität verlangen, wenn dies zum Schutz der betroffenen Daten erforderlich ist.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.

10. Aktualisierung dieser Erklärung

Wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung, wenn sich die Website, die eingesetzten Dienste oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf dieser Seite abrufbar.

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